Archiefmedewerker: Orde scheppen in chaos


“Op mijn eerste werkdag stonden er vier pallets met zestig dozen voor mijn neus. Grote en kleine dozen, witte en bruine dozen, archiefdozen, standaard verhuisdozen en hier en daar zelfs een half uit elkaar gevallen doos. Daar moest ik mee aan de slag.” 

Veel mensen zouden zich bij dit aanzicht ongemakkelijk voelen, zich afvragend waar ze moesten beginnen. Maar bij Milou van der Stel beginnen haar ogen te glinsteren en handen te jeuken. Ze is werkzaam als collectiebeheerder en archiefmedewerker bij Art & facts en heeft net een omvangrijke klus afgerond voor Atria.

Art & facts is een integrale dienstverlener voor het beheer en behoud van kunst en erfgoed. Plat gezegd: organisaties kunnen bij Art & facts terecht om hun museale objecten en archieven veilig op te slaan. Bijvoorbeeld als ze zelf niet meer genoeg plek hebben. Dat gold in zekere zin ook voor Atria.

Van stapel dozen naar geordend archief

“Atria is een kennisinstituut voor emancipatie en vrouwengeschiedenis. Ze hebben een groot depot en beheren ook archieven van andere vrouwenorganisaties. Eén zo’n organisatie moest plotseling hun pand uit en bracht hun archief onder bij Atria. Ze hadden geen tijd gehad om er nog naar te kijken, vandaar die pallets met stapels dozen.

Op de dozen stonden soms beschrijvingen of jaartallen. Handig, denk je dan, behalve als deze informatie niet klopt. Ik moest uitzoeken wat er bij elkaar hoorde en de omschrijvingen wel kloppend maken. Zo ging ik stuk voor stuk door alle dozen heen. Oprichtingspapieren, jaarverslagen en correspondentie bleven wel bewaard, maar dubbel bewaarde projecten en een bonnetje voor de aanschaf van een paar koppen koffie natuurlijk niet.”

Na vier weken was de stapel dozen weggewerkt. Milou heeft alle documentatie in speciale zuurvrij omslagen gedaan. Daarmee blijft de documentatie ongeveer 25 jaar goed. Netjes per project, onderwerp, jaar, en andere indelingen die voor Atria van belang waren. Er staan van Atria nu 135 speciale, kleine archiefdozen van zuurvrij karton in het depot van Art & facts.

“Dit was een relatief klein project, maar ik vond het desalniettemin erg leuk. Want wat is er nu leuker dan orde scheppen in chaos? Zorgen dat alles er weer netjes uitziet. Dat alles gemakkelijk gevonden kan worden. Dat vind ik echt heel dankbaar werk.”

De gehele museumcollectie onder de loep

Daarvóór was Milou werkzaam bij Museum Arnhem. Het museum is al sinds eind november 2017 gesloten vanwege een grootscheepse verbouwing. Milou heeft tijdens een registratieproject dat maar liefst twee jaar duurde, de gehele collectie bekeken en geregistreerd. Ook een soort archiefklus, maar dan nét een tikkeltje interessanter.

“Bij een registratieproject ga je geroutineerd alle museumstukken langs en zorg je ervoor dat het registratiesysteem weer helemaal up to date is. Hiervoor moet je alle objecten zo duidelijk mogelijk omschrijven. Je wilt ervoor zorgen dat medewerkers die het schilderij, standbeeld of gebruiksvoorwerp nog nooit gezien hebben, meteen weten welk object je bedoelt wanneer ze je beschrijving lezen. Maar je moet jezelf niet verliezen in details, want dan wordt je beschrijving veel te lang. Je moet dus specifiek zijn en keuzes maken.”

Als je bezig bent met een collectieregistratie, zorg je er ook voor dat alle andere informatie correct in het systeem staat. Denk hierbij aan de titel, kunstenaar, formaten en materialen, maar ook de toestand van het object: in welke staat is het. Alle objecten worden gefotografeerd, waar nodig (her)ingepakt en krijgen een eigen archiefnummer. In het geval van Museum Arnhem kwam er in het kader van de digitalisering ook een barcode aan te pas. Alle objecten kunnen nu met een handscanner gescand worden en dan krijg je meteen de beschrijving van Milou (of één van haar collega’s) in beeld.

Een registratieproject is als cadeautjes uitpakken

“Binnenkort ga ik weer beginnen aan een registratieproject. Alle kunstobjecten staan nu in dozen opgeslagen bij Art & facts in het depot en die ga ik met twee collega’s uitpakken. Daar kijk ik heel erg naar uit. Elke keer als je een doos opendoet is het net een klein cadeautje!

Het museum waar de kunstobjecten vandaan komen, heeft van deze objecten een papieren registratie. We gaan controleren of het klopt wat er geregistreerd staat en wat er nog aangevuld moet worden. Daarna voeren we alles in in het registratiesysteem en is ook die klant klaar voor de toekomst.”

Kan jullie archief ook wel een opfrisbeurt gebruiken? Klop dan aan bij Art & facts en wellicht gaat Milou dan voor jullie aan de slag.

Over de auteur

Linda Poort (Redigista) is freelance redacteur en tekstschrijver. Ze brengt orde in tekstuele chaos en werkt het liefst voor culturele instanties, reisorganisaties, nonprofits en maatschappelijke ondernemingen.

Ben jij ook opzoek naar de perfecte kandidaat?

Lees onze laatste ervaringen en ontwikkelingen

Kijkje achter de schermen bij Naturalis!

Geplaatst op 28/09/2021

Tips & Tricks voor solliciteren

Geplaatst op 10/03/2021

Archiefmedewerker: Orde scheppen in chaos

Geplaatst op 22/02/2021

Tijd voor vernieuwing! Nieuwe website voor Art & facts en Museumspecialisten

Geplaatst op 15/07/2020

Meld je aan voor de nieuwsbrief